1. 1.       Pengertian

Laporan merupakan suatu jenis dokumen yang bentuknya bervariasi. Laporan merupakan unsur yang sangat penting, terutama dalam menyusun kebijaksanaan-kebijaksanaan.

Dapat disimpulkan bahwa laporan adalah suatu cara komunikasi dimana penulis menyampaikan informasi kepada seseorang atau suatu badan karena tanggungjawab yang dibebankan kepadanya. Karena laporan yang dimaksud sering mengambil bentuk tertulis, maka dapat pula dikatakan bahwa laporan merupakan suatu macam dokumen yang menyampaikan informasi mengenai sebuah masalah yang telah atau tengah diselidiki, dalam bentuk fakta-fakta yang diarahkan kepada pemikiran dan tindakan yang akan diambil.

  1. 2.       Dasar-dasar Laporan

a)      Pemberi Laporan

Pemberi laporan dapat berupa perseoranganm sebuah panitia yang ditugaskan untuk maksud tertentu. Atau laporan dapat pula dibuat oleh perorangan atau badan kepada seseorang atau instasi yang dianggap perlu mengetahuinya walaupun tidak diminta.

b)      Penerima Laporan

Laporan bukan hanya dibuat oleh seseorang atau suatu badan, tetapi laporan juga ditujukan atau akan disampaikan kepada seorang atau suatu badan. Yang menerima laporan itu adalah orang atau badan yang menugaskan, atau orang atau badan yang dianggap perlu medapatkan laporan itu.

c)       Tujuan Laporan

Tujuan laporan umumnya berkisar pada hal-hal berikut : untuk mengatasi suatu masalah, untuk mengambil suatu keputusan yang lebih efektif, mengetahui kemajuan dan perkembangan suatu masalah, untuk mengadakan pengawasan dan perbaikan, untuk menentukan teknik-teknik baru,dsb.

  1. 3.       Sifat Laporan

Sebuah laporan akan dianggap baik atau buruk tergantung dari keberhasilannya dalam memenuhi fungsiya yaitu memperngaruhi pembaca seperti yang diharapkan.

a)      Lapran  harus Baik

Laporan yag baik harus ditulis dalam bahasa yang baik dan jelas. Isinya harus diurutkan dan dikembangkan sedemikian rupa sehingga dapat masuk akal

b)      Laporan harus mengandung imajinasi

Pelapor harus tahu secara tepat siapa yang akan menrima laporan

c)       Laporan harus sempurna dan komplit

Laporan tidak boleh ada hal-hal yang diabaikan bila hal-hal itu diperlukan untuk memperkuat kesimpulan dalam laporan itu.

d)      Laporan harus disajikan secara menarik

Laporan mampu menarik perhatian penerima laporan yang biasanya ditimbun kesibukan hariannya. Laporan itu menarik bukan karena penerima laporan memerlukan laporan itu, tetapi karena nilaiya bagi orang itu.

  1. 4.       Macam-macam Laporan

a)      Laporan berbentuk Formulir Isian

Laporan semacam ini biasanya bersifat rutin, dan seringkali berbentuk angka-angka. Walaupun laporan berbentuk angka-angka itu bukan merupakan tulisan, namun semua angka itu harus dilakukan dengan secermat-cermatnya.

b)      Laporan berbentuk Surat

Laporan yang mengambil bentuk ini tidak jauh beda dengan surat biasa, kecuali bahwa ada sesuatu objek yang ingin disampaikan agar dapat diketahui oleh penerima laporan.

c)       Laporan berbentuk Memorandum

Laporan yang berbentuk saran, nota, dan catatan pendek, mirip denan laporan berbentuk surat tetapi lebih singkat. Laporan berbentuk memorandum biasanya dipergunakan untuk suatu laporan yang singkat dalam bagian-bagian suatu organisasi, atau antara atasan dan bawahan dalam suatu hubungan kerja.

d)      Laporan Perkembangan dan Laporan Keadaan

Laporan perkembangan adalah suatu macam laporan yang bertujuan untuk menyampaikan perkembangan, perubahan, tau tahap mana yang sudah dicapai dalam usaha untuk mencapai tujuan atau sasaran yang telah ditentukan. Laporan keadaan adalah laporan yang mengandung konotasi bahwa tujuan laporan itu adalah menggambarkan kondisi yang ada pada saat laporan itu dibuat.

e)      Laporan Berkala

Laporan ini dibuat dalam hubungan dengan sebuah proyek, maka dapat juga dinamakan laporan perkembangan.

f)       Laporan Laboratoris

Laporan untuk menyampaikan hasil dari percobaan atau kegiatan yang dilakukan dalam laboratoria. Sebab itu seringkali laporan ini hanya memuat percobaan-percobaan yang telah dilakukan. Kerangka laporan laboratories adalah :

(1)    Halaman judul

(2)    Obyek atau tujuan

(3)    Teori

(4)    Metode

(5)    Hasil-hasil yang dicapai dalam percobaan

(6)    Diskusi

(7)    Kesimpulan

(8)    Apendiks

(9)    Data asli

g)      Laporan formal dan semi-formal

Laporan formal adalah laporan yang memenuhi persyaratan-persyaratan tertentu antara lain :

(1)    Harus ada halaman judul

(2)    Biasanya ada sebuah surat penyerahan

(3)    Selalu memiliki sebuah daftar isi

(4)    Ada sebuah ikhtisar

(5)    Ada bagian yang disebut pendahuluan

(6)    Bila ada kesimpulan dan saran biasanya diberi judul tersendiri

(7)    Isi laporan yang terdiri dari judul-judul dengan tingkat yang berbeda

(8)    Nada yang digunakan adalah resmi, gayanya bersidat impersonal

(9)    Jika perlu disertai tabel-tabel dan angka-angka

(10)Didokumentasikan secara khusus

Apabila ada satu atau dua syarat yang disebut diatas tidak dipenuhi maka laporan itu dinamakan laporan semi-formal.

  1. 5.       Struktur Laporan Formal

Struktur laporan, seperti juga karangan lainnya yang berbentuk buku harus meliputi dua unsure-unsur berikut :

A

B

Halaman JudulDaftar Isi

Ikhtisar atau Abstrak

Pendahuluan

Isi Laporan

Kesimpulan

Saran ( Rekomendasi )

Apendiks

Bibliografi

Halaman JudulDaftar Isi

Ikhtisar atau Abstrak

Kesimpulan

Saran (Rekomendasi)

Pendahuluan

Isi Laporan

Apendiks

Bibliografi

a)      Halaman Judul

Memuat pokok atau topic laporan, kedua, orang atau badan yang akan menerima laporan, ketiga, orang atau badan yang membuat laporan, dan keempat, penanggalan laporan.

b)      Surat Penyerahan

Berfungsi sebagai kata pengantar pada sebuah buku. Sifat dan panjangnya berbeda-beda sesuai dengan tujuan dan sifat topiknya.

c)       Daftar isi

Memuat rekapitulasi dari semua judul yang ada dalam laporan.

d)      Ikhtisar dan Abstrak

Pengertian ikhtisar merupakan suatu bagian dari tulisan yang menyampaikan suatu informasi yang penting dari sebuah laporan dalam bentuk yang sangat singkat. Sedangkan Abstark merupakan suatu bagian uraian yang sangat singkat, jarang lebih panjang dari enam atau delapan baris, bertujuan untuk menerangkan kepada pembaca  aspek-aspek mana yang tercakup dalam sebuah uraian tanpa berusaha mengatakan apa yang dibicarakan mengenai aspek-aspek itu.

e)      Pendahuluan

Judul pendahuluan dibagi-bagi tas beberapa judul bawahan yang masing-masing dijelaskan lebih lanjut dalam satu atau dua alenia. Judul bawahan tersebut misalnya; Maksud dan Tujuan, Luas lingkup, Sumber Informasi, Autorisasi, Kapan tugas dilaksanakan.

f)       Isi Laporan

Menyangkut inti persoalan, dan segala sesuatu yang bertalian dengan persoalan tersebut. Sebab itu isi laporan dapat meliputi; hasil pengamatan mengenai fakta-fakta yang dilaporkan, pencocokan fakta dengan data yang telah ada sebelum satuan tugas melaksanakan kewajibannya. Semua masalah yang diperkirakan akan membantu atau menghambat pemecahan masalahnya, pembahasan dan hasil pembahasan mengenai pokok persoalan yang akan dilaporkan.

g)      Kesimpulan dan Saran

Seringkali pemberi tugas atau penerima laporan tidak dapat membaca seluruh laporan karena hatus mengambil tindakan segera, oleh sebab itu yag penting baginya adalah kesimpulan dan saran-saran.

h)      Bagian Pelengkap

Pada umumnya sesudah menyampaikan kesimpulan dan saran, laporan itu secara definitive juga selesai. Tetapi seringkali ada beberapa bagian tambahan yang dianggap perlu ada untuk melengkapi laporan.

  1. 6.       Bahasa Sebuah Laporan

Bahasa yang dipergunakan dalam sebuah laporan formal haruslah bahasa yang baik, jelas dan teratur. Laporan memperlihatkan hubungan yang baik antara satu kata dengan kata lain, antara satu kalimat dengan kalimat yang lain. Penggunaan kata ganti orang pertama dan kedua harus dihindari, kecuali penggunaan kata “kami” bila yang menyampaikan laporan adalah suatu badab atau satuan tugas.

  1. 7.       Laporan Buku

Laporan buku bertujuan untuk mendorong mahasiswa membaca buku-buku yang diwajibkan atau yang diajurkan, serta meningkatkan kemampuan mereka memahami isi buku-buku tersebut. Laporan buku tidak perlu mengikuti persyaratan bagi laporan formal, disamping itu laporan ini berbeda dari laporan-laporan lain karena tidak diperlukan oleh penerima laporan. Laporan buku tidak hanya berakhir dengan penyajian ringkasan buku, teteapi perlu diakhiri dengan sebuah kesimpulan.

Sumber: Gorys Keraf.1994.Komposisi.NTT=Penerbit Nusa Indah.